Chef geworden, was nun?

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Wer die Leitung eines Teams übernimmt, kann es sich in den seltensten Fällen komplett neu nach eigenen Wünschen zusammenstellen. Man kommt als Chef hinzu, von außen oder durch interne Beförderung, ist plötzlich Ressortleiter oder Leiter der Presseabteilung, findet die Mitarbeiter seines Vorgängers vor und muss recht schnell mit ihnen funktionieren, auch wenn die aktuelle Personalsituation vielleicht sofort erkennbar nicht ideal ist.

Das Arbeitsrecht und der Betriebsrat setzen enge Grenzen, was einen Austausch von Mitarbeitern angeht, von denen man sich möglicherweise gern trennen würde, zunächst müsste man sie auch über einige Zeit erst genauer kennen lernen. Dagegen sprechen die Erwartungen und der eigene Anspruch, sich in kürzester Zeit zu bewähren. Was also tun, um ein Team zügig nach vorn zu bringen? Hier einige Gedanken, die helfen können.

Entwerfen Sie eine Vision für Ihr Team

Die grundlegende Aufgabe des Teams ist durch das Unternehmen definiert, sie ist der Grund, darum die Abteilung überhaupt existiert. Wer z.B. das Nachrichtenressort einer Tageszeitung übernimmt, ist mit dem täglichen Finden, Recherchieren und Produzieren von Nachrichtenbeiträgen beauftragt – da wird es keinen Spielraum geben. Ihre Aufgabe als Führungskraft liegt darin, Ihre Variante dieser Aufgabe zu finden und zu gestalten. Beispiel: Sie entscheiden, optimistischer im Inhalt und erzählerischer im Stil zu werden.

In einem Konzern ist die Versuchung groß, sich auch als Chef in die vorhandenen Strukturen und Abläufe einzufügen, und bis zu einem gewissen Grad müssen Sie das auch. Je früher Sie aber darüber nachdenken, wie Sie diesen Auftrag für sich sehen, desto eher können Sie effektiver (und angenehmer) arbeiten. Diskutieren und entscheiden Sie Ihre Vision aber am besten mit Ihrem Team. Nicht nur, dass es die Aufgabe im Detail wahrscheinlich besser kennt als Sie, es verbindet und motiviert dazu ungemein, eingebunden zu sein.

Definieren Sie Kernkompetenzen

Was können wir besonders gut als Team, was ist unsere Stärke? Diese Frage ist zum einen Bestandsaufnahme, zum anderen Vision – verschaffen Sie sich also einen Überblick über die Kompetenzen in Ihrem Team, wie relevant sie für das Unternehmen sind, welches Angebot Sie daraus machen können. Möglicherweise ändern Sie nach dieser Reflexion gar nichts, nicht selten ergeben sich daraus aber sogar Ideen für neue Produkte oder Erlösquellen.

Bewährt haben sich hier als Einstieg informelle Einzelgespräche, einfach mal ein Kaffee oder Mittagessen mit jedem Mitarbeiter: Oft stellen sich dabei erstaunliche Erfahrungen, Kenntnisse und Hobbys heraus, die beruflich bisher gar nicht genutzt wurden. Was Sie zusammen daraus machen wollen, sollten Sie wieder gemeinsam im Team besprechen.

Legen Sie Qualitätskriterien fest

Es gibt viele Arten, eine Aufgabe zu erledigen. Ein „Online-Beitrag“ kann das hastige Abschreiben eines Artikels der „Daily Mail“ sein, bei dem eine Google-Recherche zeigen würde, dass er in den letzten Jahren bereits dreimal auf der gleichen Webseite lief – oder eine eigene Recherche mit Protagonisten, selbst fotografiert und gefilmt, dazu passende Experten-Statements, selbst eingeholt und nicht nur von Wikipedia abgeschrieben.

Definieren Sie für Ihr Team, was der an sich inhaltsleere Begriff „Qualität“ für Sie bedeutet. Was erwarten Sie, was wäre das Ideal? Vermeiden Sie Worthülsen wie „innovativ“, „kreativ“ oder „transparent“, geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anforderungen an die Hand – wohl wissend, dass Perfektion und Alltagsgeschäft in einem Spannungsverhältnis stehen. Beispiel: Eine Mindestlänge für Online-Texte, Experten-Zitate grundsätzlich aus erster Hand.

Daneben sind auch Kriterien für die Zusammenarbeit an sich hilfreich, kommunizieren Sie, wie Sie sich den Umgang im Team, Fehlerkultur und ähnliches wünschen.

Überdenken Sie den bisherigen Arbeitsablauf

Vieles von dem, was Sie an Abläufen vorfinden, hat eine gewisse „offizielle“ Anmutung – als wäre es schon immer so gewesen und sollte daher so bleiben, beispielsweise der Ablauf des Tages, Zahl und Form von Konferenzen oder Verantwortlichkeiten im Team. In Wahrheit hat sie natürlich einer Ihrer Vorgänger gestaltet, sie wurden weitergeführt, verändert oder auch verwässert, vielleicht haben sie sich eigentlich auch schon vor Jahren überholt.

Diskutieren Sie daher gemeinsam den Tagesablauf und Zuständigkeiten, wer also im Team was macht – und fragen Sie nach Erfahrungen und Vorschlägen, wie es besser gehen könnte. Es zeigt sich oft, dass überfällige Anpassungen problemlos sind, es bisher nur an Entscheidungskraft fehlte. Oft sinnvoll: Eine Änderung für eine begrenzte Zeit, z.B. einen Monat, ausprobieren und danach gemeinsam entscheiden, ob sie sich bewährt hat.

Streichen Sie Aufgaben und Projekte

Eine regelmäßige Versuchung ist es, einfach immer mehr machen zu wollen. Man erinnere sich an die vielen Ansätze, schreibende Journalisten gleichzeitig Audio-Slideshows, Videos und Social-Media-Beiträge produzieren zu lassen. Bis zu einem gewissen Grad geht das, aber – da die Arbeitszeit gleich bleibt und die Mitarbeiterzahl tendenziell eher sinkt – zu Lasten der Qualität und Nachhaltigkeit (Krankenstände, häufige Wechsel im Team).

Überlegen Sie daher sehr ausführlich gemeinsam, welche Projekte und Aufgaben sich überholt haben, weniger wichtiger geworden sind oder besser von anderen erledigt werden könnten. Ein fester Rhythmus – wie etwa der jährliche „Spring Clean“ in Technologiefirmen, um Projekte aufzugeben – kann hilfreich sein. Das Ziel ist Fokus: Sie setzen Prioritäten und konzentrieren Ihre begrenzten Ressourcen darauf, sie erfolgreich zu machen.

Kontrollieren Sie, sonst wird schnell vergessen 

Die schönsten Kickoff-Meetings und Workshops sind vergebens, wenn die Ergebnisse schon beim Verlassen des Konferenzraumes in irgendeinen hinteren Teils des Gehirns wandern oder ganz vergessen sind, weil der nächste Heftabschluss oder Website-Relaunch wartet. Setzen Sie sich daher Fristen in Ihren Kalender und informieren Sie Ihr Team, wann Sie über nächste Schritte sprechen wollen, beispielsweise nach sechs und zwölf Wochen.

Praktischer Tipp: Vermeiden Sie es in allen Phasen, Pinnwände oder Post-It-Zettelchen vollzuschreiben und danach abzufotografieren. Die Bilder, gern versendet als Email-Anhang, sieht sich erfahrungsgemäß keiner mehr an, oder es hat auch niemand Lust, alles noch einmal abzutippen. Schreiben Sie besser in ein Google-Dokument o.ä., das Sie danach mit Ihrem Team teilen und fortlaufend aktualisieren können.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf Kress.de.

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