Effektiver werden heißt heute: weniger machen

[dropcap]N[/dropcap]och vor wenigen Jahren war es üblich, in Workshops darüber nachzudenken, wie man „effektiver“ arbeiten könne, „Abläufe optimieren und verschlanken“. Inzwischen sind die meisten Redaktionen, immer noch weiter verkleinert und zusammengelegt, auf Kernteams zusammengeschrumpft. Vertretungen sind vielfach keine mehr vorgesehen, für Ausgaben in der Urlaubszeit hat dort jeder vorzuarbeiten. Manche Magazinverlage haben ihre gesamte Heftproduktion an Agenturen vergeben, die sie wiederum an freie Teams weiterreichen.

Auch im redaktionellen Umfeld wurde immer weiter „optimiert“: Sekretärinnen oft nur noch für die gesamte Etage und nicht mehr für jedes Ressort, deren bisherige Arbeit war nun mit zu erledigen. Korrektoren kommen keine mehr, und selbst bei den Putzfrauen haben viele Verlagshäuser gespart – die Abfalleimer bleiben jeweils eine Woche gefüllt stehen. Viel mehr zu sparen ist nicht, wenn man längst im Bereich einer Notbesetzung arbeitet. Trotzdem ist das Thema Effizienz weiter aktuell. Nur heißt das heute: Weniger als bisher machen.

Gemeinsam überlegen, welche Aufgaben entfallen sollen

Bisherige Effizienz-Konzepte bauen darauf auf, dass organisatorisch etwas zu verbessern wäre: Besseres Zeitmanagement, Prioritätenlisten, Werkzeuge wie die Eisenhower-Matrix (was ist wichtig, dringend usw.) Allerdings funktioniert all das nur, wenn es überhaupt Spielräume gibt, Aufgaben anders, aber trotzdem überhaupt erledigen zu können. Vielfach ist das nicht mehr möglich, und dann kann nur noch ein anderer, schwieriger Ansatz helfen: Gemeinsam zu überlegen, von welchen Aufgaben man sich zukünftig ganz trennen will.

Dabei geht es nicht um Outsourcing, das die meisten Medienhäuser auch schon vor langem erledigt haben: Fotobearbeitung in Polen oder Vietnam, IT-Service, Personalabteilung und Büroarbeiten durch Tochterfirmen oder gleich mit osteuropäischen Callcentern. Sondern um die Entscheidung, welche Aufgaben man nicht mehr erledigen will. Das ist oft erstaunlich schwierig, weil jede dieser „Tasks“ natürlich wichtig ist und nicht ohne Grund eingeführt und beibehalten wurde. Oft füllt ein derartiges Brainstorming einen halbtägigen Workshop.

Hier einige Beispiele, wie das ganz praktisch aussehen kann:

• In manchen Redaktionen fällt die Entscheidung, einige Social-Media-Plattformen nicht mehr zu bespielen. Wenn Twitter nur 0,5 Prozent des Traffics bringt, lohnt sich die Mühe vielleicht nicht, trotzdem noch jeden Tag dort etwas zu veröffentlichen.
• Andere Teams entscheiden sich, keine operative (umsetzende) Arbeit mehr zu erledigen, sondern sich nur noch Konzepten und Strategien zu widmen und die Umsetzung mit externen Partnern wie Agenturen zu organisieren.
• Auch auf viele bürokratische Prozesse lässt sich verzichten. Wird bisher jeder Spesenbeleg aufgeklebt, ein Formular ausgefüllt, ausgedruckt und per Hauspost versendet? Einige arbeiten mit einem Webformular, Handyfotos der Belege reichen.
• Andere Arbeiten können manchmal in spezialisierte Abteilungen abgegeben werden. Beispiele: Keine eigenen Organigramme mehr, sondern nur noch über das HR. Keine Korrekturarbeiten für Kollegen, diese müssen an Sekretariate gehen.
• Zuarbeiten werden nur noch akzeptiert, wenn sie die korrekte Form haben. Beispiel: Wenn Sie eine Auswertung als Excel-Tabelle benötigen, nehmen Sie keine Powerpoint dafür mehr an, bei denen Sie sich die Zahlen erst herauskopieren müssen.

Bei derartigen Überlegungen ist der erste Gedanke fast immer: „Das geht doch nicht“ oder „Das ist bei uns unmöglich“. Oft hilft es in einem ersten Schritt, die Aufgaben des Teams in drei Gruppen zu unterteilen: 1. Entscheidend, 2. wünschenswert, aber nicht zwingend sowie 3. wird beendet oder geändert. Wie bei jedem Brainstorming ist ein gutes Ergebnis die gemeinsame Leistung eines Teams, Führungskräfte allein kennen oft zu wenige Details.

Warum all die Mühe? Wahrscheinlich könnte man alle Aufgaben noch eine gewisse Zeit weiterführen, doch der Preis dafür ist hoch: Das Team brennt zunehmend aus, die Substanz (z. B. Pflege von Infrastrukturen wie Ablagen, Archiv, Kontakten) leidet immer mehr. Wirklich wichtige Aufgaben können nicht mehr in ausreichender Qualität erledigen werden. Nehmen Sie sich daher, wenn immer möglich, die Zeit für eine regelmäßige Bestandsaufnahme: Weg mit allem, was Sie nicht mehr erledigen wollen – damit Sie wieder durchatmen können.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf Kress.de.