Wie Medienprofis Workshops besser planen

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Die redaktionellen Kanäle werden immer mehr, aber das Team wird immer kleiner. Was könnte man streichen, um die begrenzten Ressourcen effektiver einzusetzen? Viele neue Kollegen sind eingestellt worden, aber die Zuständigkeiten sind nun keinem mehr ganz klar. Wie ließen sich die Abläufe planen, damit jeder weiß, was er zu tun hat? Der neue Chef ist jünger und damit fachlich unerfahrener als alle anderen. Welche Erwartungen haben die Kollegen an ihn, was kann er ihnen anbieten und was erwartet er im Gegenzug? 

Themen wie diese sind typisch für Workshops, die jetzt wieder für das kommende Jahr geplant werden. Außerhalb des redaktionellen Alltags – zeitlich und manchmal auch örtlich – soll gemeinsam diskutiert werden, welche Verbesserungen möglich sind und wie sich diese planen lassen. Viele Teammitglieder freuen sich auf ihren Workshop, für das Unternehmen bedeuten sie zunächst einmal einen zusätzlichen Aufwand. Daher heute einige Punkte, die insbesondere Führungskräfte mit Personalverantwortung dabei beachten sollten.

Ein Workshop ist keine Belohnung

Immer wieder werden Workshops geplant, um das Team “zu belohnen”. Das ist löblich, aber keine gute Idee. Für ein Dankeschön eignen sich Anerkennungen, Prämien, Geschenke und gemeinsame soziale Aktivitäten (z.B. Essen, Ausflüge, geplante Abenteuer). Ein Workshop ist dagegen, wie bereits die deutsche Übersetzung “Werkstatt” für den Begriff klarmacht, dafür gedacht, ein Problem zu bearbeiten und lösen. Das kann und sollte natürlich auch Spaß machen. Planen Sie Ihren Workshop aber klar als gemeinsames Arbeitstreffen.

Jeder Workshop braucht ein Ziel

In einem Workshop geht es nicht darum, sich einfach einmal auszusprechen oder in der Runde gemeinsam festzustellen, was alles nicht läuft und dass man doch nichts ändern könne. Ein Workshop sollte ein klares, vorab festgelegtes Ziel haben: Was soll nach dem Ablauf (z.B. einem halben oder ganzen Tag) erarbeitet sein? Das kann zum Beispiel eine Prioritätenliste der anstehenden Projekte, verbesserte Arbeitsabläufe (“Workflows”) mit gemeinsam festgelegten Zuständigkeiten, ein neuer Zeit- oder Verantwortungsplan sein.

Auf aktuelle Themen achten

In vielen Medienunternehmen werden Workshops seit Jahrzehnten abgehalten, aber oft zu wenig aktualisiert. Achten Sie darauf, die aktuellen Probleme ihres Teams auf eine moderne Weise anzugehen. Heute häufig gewünscht: Prioritäten (welche Aufgaben kann ein kleiner gewordenes Team streichen), Workflows (Arbeit so effektiv wie möglich im Team verteilen), Rollenbilder (fachliche Zuständigkeiten und zwischenmenschliche Aspekte), gemeinsame Beurteilung aller Teammitglieder inklusive des Vorgesetzten (360-Grad-Feedbacks).

Kriterien für den Erfolg festlegen

Jeder Workshop ist eine beachtliche finanzielle und zeitliche Investition. Legen Sie daher für sich Kriterien fest, mit denen sie den Erfolg messen wollen: Was muss sich innerhalb von drei bis sechs Monaten verändert haben, damit sie sagen können, dass sich der Aufwand gelohnt hat? Die Beurteilung des Dozenten (Zufriedenheit der Teilnehmer) ist wichtig, aber entscheidend sind Ihre internen Kriterien. Beispiel: Wie haben sich seit einem Workshop zur neuen Social-Media-Strategie die entsprechenden Kennzahlen verändert?

Denken Sie bereits an die Zeit danach

Viele Workshop-Inhalte sind schon nach kurzer Zeit wieder vergessen, wenn keine nachfolgende Schritte (“Follow-ups”) geplant sind. Ihr Ziel ist es, das erworbene Wissen und die beschlossenen Schritte tatsächlich in den Alltag zu überführen. Je nach Thema und Budget kann das ein zweiter, kürzerer Workshop nach drei bis sechs Monaten sein, aber auch nur ein kurzes gemeinsames Meeting. Das Minimum sollte ein Telefonat mit dem Workshop-Moderator sein, um den Stand zu erfahren und bei Bedarf helfen zu können.

Ein gut geplanter Workshop kann ein Team begeistern, neu zusammenführen und ihm tatsächlich umsetzbare Pläne an die Hand geben. Ein unüberlegt durchgeführter Workshop hat manchmal nur das Ergebnis, dass man einmal über alles gesprochen und sich vielleicht ein bisschen besser kennengelernt hat. Kein riesiger Schaden, aber doch eine vergebene Chance. Überlegen Sie deshalb gut, was Sie tatsächlich brauchen. Dann lässt sich mit einer vergleichsweise moderaten Investition sehr viel bewegen und verbessern.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf Kress.de.

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