Wie man Dienstleister besser führt

[dropcap]V[/dropcap]or einigen Jahren sorgte ein Verlag, der alle seine Text- und Fotoredakteure entließ und nur noch die Redaktionsleitungen anstellte, für Empörung. Inzwischen ist dieses Modell zum Branchenstandard geworden, wenn auch meist in weniger extremen Ausprägungen. Die eigenen Teams sind viel zu klein, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Spezialisierte externe Dienstleister übernehmen teilweise oder vollständig z.B. die Produktion von Content (Texte, Fotos, Videos), Layout und Fotobearbeitung, Datenanalyse, Marketing oder PR.

Für die verbliebenen Medienprofis ist das oft eine frustrierende Erfahrung. Natürlich haben Redaktionen immer schon mit freien Mitarbeitern, vor allem mit Textern oder Fotografen, gearbeitet. Manche Redaktion war schon in den 90ern mehrheitlich freiberuflich besetzt, wenn auch vielfach nicht sofort erkennbar war, wer Angestellter, Pauschalist oder ganz Freier mit Zeilen- bzw. Fotohonorar war. Es handelte sich nicht selten um Arrangements, in denen diese Kollegen täglich ins Büro kamen und wie Angestellte geführt werden konnten.

Das Arbeiten mit externen Dienstleistern erweitert und professionalisiert diesen Ansatz, macht ihn aber auch anspruchsvoller. Häufige Gründe dafür: Die räumliche Entfernung macht tägliche Besprechungen unmöglich und setzt vor allem auf Mail- und Telefonkontakt. Der Dienstleister vergibt die Aufträge intern weiter (z.B. an Texterpools oder eigene Freie). Nicht zuletzt kennt der Dienstleister den Auftraggeber, also die Redaktion oder den Verlag, anfangs nur begrenzt. Häufige Folge: Mittelmäßige, teilweise sogar fehlerhafte Lieferungen.

Folgende Empfehlungen können dir helfen, wenn du mit externen Partnern arbeitest. Sie unterstützen dich dabei, sie zu einer effektiven Erweiterung deines eigenen Teams zu machen.

Partner auswählen, der deinen Bedarf versteht 

Wähle den Partner nicht nur nach dem Preis aus. Insbesondere, wenn du selbst noch wenig Erfahrung mit Outsourcing habst. Dann solltest du einen Partner wählen, der bereits lange mit ähnlichen Kunden gearbeitet hat. Du profitierst damit von Lerneffekten, kannst viele bewährte Ansätze direkt kopieren und hast einen Partner, der die notwendige Geduld mitbringt. Das Einarbeiten dauert für beide Seiten realistisch sechs bis neun Monate.

Eigenes Team auf holprigen Start vorbereiten

Bereite dich auf interne Widerstände vor. Viele deiner Kollegen werden behaupten, dass das „keinesfalls“ funktionieren könne. Der eigene Bedarf wäre zu speziell, man könne das anderen nicht erklären, die Kommunikation wäre zu kompliziert. Lass dich davon nicht beirren. Tatsächlich haben diese Befürchtungen einen wahren Kern, lassen sich aber durch korrekte Einführung und Pflege des Partners minimieren.

Zusammenarbeit definieren und dokumentieren

Definiere alle Bestell-, Arbeits- und Lieferschritte. Um effektiv arbeiten zu können, solltest du präzise festlegen, wie der Partner beauftragt wird (z.B. Bestellformular mit allen nötigen Informationen), wie er arbeiten soll (z.B. Flussdiagramm mit allen Schritten bis zur Lieferung) und was er liefern soll (z.B. durch vorbereitete Templates). Dein eigenes Team muss das ebenso wissen und nutzen. Vermeide langwierige E-Mail-Korrespondenzen.

Feedback geben, nicht selbst umarbeiten

Führe eine Feedback-Kultur ein. Da die ersten Lieferungen fast immer unbefriedigend sein werden, ist die Versuchung groß, den nächsten Partner auszuprobieren. Vermeide das ebenso wie generell eine Vielzahl von Partnern für gleiche Aufgaben. Mach es stattdessen zum Standard, immer Rückmeldungen zu geben. Beispiel: Eine unbefriedigende Textlieferung nicht verärgert selbst umschreiben, sondern mit Kommentaren zurückgeben.

Mindestens quartalsweise treffen und bewerten

Führe den externen Partner. Ein häufiger Irrtum ist, dass er – nach der Einarbeitung – quasi auf Autopilot arbeiten könne. Du musst ihn ebenso führen wie deine internen Kollegen. Vereinbare also regelmäßige Berichterstattung (z.B. abgearbeitete Aufträge und ihr Umsatzvolumen) sowie Treffen, um die Qualität der Arbeit und Wünsche an die Kommunikation zu diskutieren. Empfehlenswert: Mindestens quartalsweise persönlich.

Einen guten externen Partner erkennst du daran, dass er auf seinem Gebiet besser ist als du selbst, schnell lernt und bereit ist, dich auf deinem Weg zu begleiten. Häufig ist es sinnvoll, wenn du ihn ohne größere Umstände physisch treffen kannst – achte also auch auf Reisewege. Er sollte die Mentalität eines professionellen Dienstleisters haben: Dir nützt niemand, der dir ein paar Ideen hinwirft, dich aber mit der Umsetzung allein lässt oder gar unter Druck setzt. Nicht zuletzt: Eine gewisse Mindestgröße ist nötig, damit er nicht bei den ersten Auftragsspitzen wegbricht – er muss in der Lage sein, mit dir zu wachsen.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf Kress.de.